Récemment, je suis tombé sur la méthode PARA de Tiago Forte, que j’ai trouvée particulièrement éclairante. Elle m’a immédiatement rappelé un rapport de McKinsey, référencé par IBM, qui indique que les travailleurs du savoir passent environ 1,8 heure par jour à rechercher des informations, notamment dans les courriels, sur les disques et sur l’internet.
Cette statistique est en étroite résonance avec les données auxquelles je faisais souvent référence lorsque je travaillais chez Konica Minolta Business Services, où je devais promouvoir des solutions de stockage numérique.
La gestion de mes actifs numériques personnels et professionnels a toujours représenté un défi de taille. Dans ma quête d’amélioration, j’ai souvent exploré des ressources en ligne pour renforcer mes compétences organisationnelles. C’est au cours de cette recherche que je suis récemment tombé sur la méthode PARA de Tiago Forte, une découverte qui m’a particulièrement éclairé.
J’aimerais pouvoir mentionner mon ami Tiago Forte, mais ce serait une fake news : je ne le connais pas personnellement, contrairement à tant de personnes sur YouTube.
Tiago Forte est un expert renommé en matière de productivité et le fondateur de Forte Labs, une entreprise spécialisée dans les méthodes de productivité et d’apprentissage à l’ère numérique.
Son approche innovante de la productivité consiste à tirer parti de la technologie et des sciences cognitives pour améliorer l’efficacité personnelle et professionnelle.
Forte est surtout connu pour avoir mis au point la méthode PARA, un système complet d’organisation de l’information numérique. Cette méthode a été largement saluée pour son efficacité dans la gestion du travail et de la vie dans notre monde de plus en plus numérique.
Grâce à ses ateliers, ses écrits et ses cours en ligne, Forte a considérablement influencé les stratégies modernes de productivité, aidant d’innombrables individus et organisations à optimiser leur flux de travail et leur gestion de l’information.
Dans l’ère numérique actuelle, où la surcharge d’informations est un défi courant, la méthode PARA apparaît comme un outil essentiel pour gérer le déluge de données.
Cette méthode, qui signifie Projets, Domaines, Ressources et Archives, offre une approche structurée pour organiser et hiérarchiser l’information numérique.
En classant l’information dans ces quatre compartiments distincts, PARA permet aux individus et aux organisations de naviguer dans la vaste mer de données avec plus de clarté et d’objectif. Elle répond au besoin critique d’une recherche et d’une gestion efficaces de l’information, en veillant à ce qu’un temps précieux ne soit pas perdu à rechercher des données.
L’approche systématique de PARA permet non seulement d’améliorer la productivité, mais aussi de réduire la charge cognitive, ce qui en fait un atout important dans notre environnement saturé d’informations.
A la découverte des grands principes de la méthode PARA
4 piliers clairement identifiés
La méthode PARA est une approche systématique de l’organisation de l’information numérique. Elle segmente l’information en quatre catégories : Projects (Projets), Areas (Domaines), Resources (Ressources) et Archives.
Les projets sont une série de tâches ayant un objectif et une échéance spécifiques. Les areas, ou domaines en français, représentent des responsabilités permanentes qui n’ont pas de date de fin. Les ressources sont des collections thématiques d’informations utilisées à titre de référence ou d’inspiration. Les archives sont constituées d’éléments inactifs des trois autres catégories, conservés à des fins de référence historique ou d’utilisation future.
Cette méthode rationalise la façon dont nous interagissons avec les données numériques. Elle garantit que chaque information est facilement accessible et classée en fonction de son objectif et de sa pertinence.
Une organisation fluide
La philosophie de la méthode PARA repose sur une organisation contextuelle. L’information est triée en fonction de sa finalité et de sa pertinence par rapport à nos objectifs et responsabilités actuels.
Cette méthode s’éloigne des structures hiérarchiques traditionnelles et rigides. Elle préconise plutôt un système plus fluide et adaptable qui reflète la nature dynamique de nos vies numériques.
Les principes généraux de PARA mettent l’accent sur la flexibilité, la facilité de recherche et la réduction de la fatigue décisionnelle. En classant les informations par catégories (projets, domaines, ressources et archives), il aligne notre environnement numérique sur nos modèles mentaux.
Cet alignement facilite la recherche d’informations en cas de besoin et réduit la charge cognitive liée à la gestion de grandes quantités de données. Cette approche améliore la productivité et favorise une interaction plus intuitive avec notre espace de travail numérique.d supports a more intuitive way of interacting with our digital workspace.
La méthode PARA se distingue des autres systèmes organisationnels par l’importance qu’elle accorde à l’adaptabilité et à la catégorisation en fonction du contexte.
Contrairement aux systèmes traditionnels qui reposent souvent sur une structure hiérarchique rigide, la PARA est conçue pour être fluide, permettant le déplacement transparent de l’information d’une catégorie à l’autre au fur et à mesure que sa pertinence change. Cette approche dynamique reflète la nature évolutive de notre travail et de nos vies personnelles, ce qui la rend plus conforme aux réalités de l’ère numérique.
Alors que la plupart des systèmes organisent l’information en fonction de son type ou de son origine, PARA l’organise en fonction du rôle qu’elle joue dans nos vies, qu’il s’agisse d’un projet actif, d’un domaine de responsabilité, d’une ressource de référence ou d’un élément archivé. Cette méthode simplifie non seulement la recherche d’informations, mais garantit également que notre système organisationnel évolue en fonction de nos priorités et de nos besoins.
Plongée dans les composantes de la PARA
P comme Projets
Dans la méthode PARA, un “projet” est défini comme une série de tâches liées à des objectifs spécifiques, avec un point final ou un délai précis. Il s’agit d’initiatives distinctes et réalisables qui nécessitent un engagement et une gestion actifs. Pour organiser efficacement les projets, il est essentiel de les décomposer en étapes réalisables et de les classer par ordre de priorité en fonction des délais et de l’importance.
Chaque projet doit avoir son propre dossier ou espace numérique, contenant tous les documents, notes et ressources pertinentes. Ce cloisonnement permet d’y accéder facilement et de se concentrer sur la tâche à accomplir. Il est essentiel de revoir et de mettre à jour régulièrement ces espaces de projet, afin de pouvoir les ajuster en fonction des progrès réalisés ou de l’évolution de la situation.
En conservant cette approche structurée mais flexible, les projets peuvent être gérés plus efficacement, ce qui permet de réduire la charge de travail et d’améliorer la productivité.
A comme Areas
Dans la méthode PARA, les “domaines” (ou “areas”) représentent des sphères de responsabilité permanente qui requièrent une attention régulière mais n’ont pas de deadlines, contrairement aux “projets”.
Alors que les projets sont transitoires et orientés vers un but, les domaines sont continus et évoluent avec le temps. Ils englobent les différents rôles et responsabilités que l’on assume dans la vie, tant sur le plan personnel que professionnel. Dans un contexte personnel, un domaine pourrait être la santé, les relations ou le développement personnel, où il y a un engagement constant mais pas d’objectif final.
Sur le plan professionnel, il peut s’agir de rôles tels que la gestion d’équipe, le développement des compétences ou les relations avec les clients, qui nécessitent une attention et une curation permanentes. Ces domaines ne sont pas des tâches à accomplir, mais des domaines à entretenir et à améliorer, ce qui reflète un engagement en faveur de la croissance continue et de la stabilité dans divers aspects de la vie.
R comme Resource
Dans le système PARA, les “ressources” sont des collections d’informations et de contenus qui soutiennent vos projets et domaines. Elles ne sont pas directement exploitables mais servent de référence ou d’inspiration. Les ressources peuvent être des articles, des documents de recherche, des templates, des outils ou tout autre élément d’information.
Pour les organiser efficacement, il est essentiel de les classer par thème ou par sujet, afin de faciliter la recherche d’éléments spécifiques en cas de besoin. L’utilisation d’outils numériques tels que le stockage dans le cloud, les services de bookmarks ou les applications de prise de notes dotées de fonctionnalités de marquage et de recherche peut considérablement améliorer l’accessibilité et l’efficacité.
En conservant et en mettant à jour régulièrement ces ressources, on s’assure qu’elles restent pertinentes et utiles. En maintenant une bibliothèque de ressources bien organisée et facilement navigable, vous pouvez accéder rapidement aux informations nécessaires pour éclairer les décisions et soutenir les projets et domaines en cours.
A comme Archives
Dans la méthode PARA, les “archives” sont le dépôt des informations qui ne sont plus utilisées activement mais qui conservent une valeur pour une référence future ou un enregistrement historique. Cette catégorie est cruciale car elle évite l’encombrement des catégories actives (projets, domaines, ressources) tout en préservant les données importantes.
L’archivage consiste à déplacer les projets achevés, les ressources obsolètes ou les domaines qui ne sont plus prioritaires, ce qui permet de rationaliser et de cibler le système actif. Les meilleures pratiques en matière d’archivage comprennent un étiquetage clair et la datation des éléments archivés, le maintien d’une structure logique qui reflète le système actif pour faciliter la recherche, et des révisions régulières pour s’assurer que les archives ne deviennent pas un cimetière de données oubliées.
Les outils numériques dotés de fonctions de recherche sont inestimables pour retrouver efficacement les informations archivées. Correctement gérées, les archives constituent une ressource précieuse pour la compréhension et la référence, contribuant à un système organisationnel complet et efficace.
Mise en œuvre de la méthode PARA
La mise en œuvre de la méthode PARA dans la vie personnelle et professionnelle commence par un audit complet de toutes les informations numériques. Commencez par classer chaque élément dans l’une des quatre catégories de PARA : Projets, Domaines, Ressources et Archives.
- Pour les projets, identifiez les tâches en cours avec des objectifs et des délais clairs.
- Pour les domaines, dressez la liste des responsabilités ou des rôles en cours.
- Les ressources doivent inclure tous les documents de référence,
- et les archives contiendront les documents qui ne sont plus utilisés.
Gérez des projets et non des tâches à accomplir
L’adoption de la PARA pose souvent des problèmes, notamment en ce qui concerne la distinction entre les catégories, en particulier entre les projets et les domaines, et la gestion du volume de données. Pour surmonter ces difficultés, il convient d’examiner et de réévaluer régulièrement chaque catégorie, en veillant à ce que les documents soient correctement placés et toujours pertinents.
Un conseil clé est d’exploiter efficacement les outils numériques – utiliser le marquage, les dossiers et des conventions de dénomination cohérentes pour faciliter la navigation. Des sessions de maintenance régulières sont essentielles pour maintenir le système à jour et fonctionnel.
N’oubliez pas que la méthode PARA est dynamique ; elle est conçue pour s’adapter à l’évolution de vos besoins et de vos priorités ; soyez donc flexible et ajustez le système si nécessaire. Ce processus continu d’amélioration garantit que votre système organisationnel reste un outil puissant pour gérer efficacement votre environnement numérique.
Ce qui rend cette organisation fructueuse et efficace, c’est la cohérence : Tiago insiste pour utiliser exactement la même structure et la même orthographe sur tous les canaux que vous utilisez au quotidien (Dropbox, Google Drive, Evernote, Outlook, Gmail, Notes, OneNote…).
Conseils d’intégration des outils pour la méthode PARA
Pour mettre en œuvre efficacement la méthode PARA dans votre flux de travail, voici quelques conseils d’intégration spécifiques aux outils qui peuvent vous aider :
- Notion : Créez des pages dédiées à chacune des catégories de PARA – Projets, Domaines, Ressources et Archives. Utilisez des bases de données liées pour une référence rapide entre les tâches et les fichiers connexes.
- Trello : créez des tableaux correspondant aux projets, aux domaines, aux ressources et aux archives. Utilisez des listes au sein de chaque tableau pour gérer les tâches et des cartes pour conserver les détails.
- Google Drive : Organisez les dossiers en fonction de PARA. Par exemple, créez des dossiers principaux intitulés Projets, Domaines, Ressources et Archives, et structurez les sous-dossiers en conséquence. Utilisez un code couleur pour identifier rapidement les catégories.
- Evernote : Créez des carnets de notes pour chacune des catégories de PARA. Les étiquettes peuvent aider à filtrer davantage le contenu, facilitant ainsi la recherche de notes spécifiques liées à des projets ou à des ressources en cours.
Ces intégrations permettent de maintenir la cohérence entre vos outils de travail, en veillant à ce que la méthode PARA devienne une partie intégrante de votre système de productivité.
Le dossier “Projet” contient des projets à court et moyen terme, tels que des projets de vacances, des tâches administratives spécifiques et des activités sportives. Par exemple, j’ai inclus un sous-dossier pour le pack de 10 séances de vélo que j’ai acheté pour tester l’activité. Si je décide de poursuivre le cyclisme comme activité à long terme, je déplacerai ce sous-dossier dans la zone “Domaine”.
Rassemblez les projets récurrents dans le dossier Area
Le dossier “Domaine” est destiné aux projets en cours ou récurrents et comprend tout ce qui concerne les banques, l’immobilier, les impôts et les écoles.
Stockez des informations précieuses dans les Resources
Le dossier “Ressources” est particulièrement intéressant : en tant que blogueur, j’accumule une quantité importante de renseignements et d’informations. Je m’efforce d’organiser ces données dans des sous-dossiers, bien que ce dossier nécessite une curation régulière pour éviter une surcharge d’informations.
Archivez tous vos projets clôturés
Enfin, le dossier “Archives” est réservé aux projets achevés ou aux informations essentielles que je préfère conserver “au cas où”, comme les dossiers des logements précédents ou des voitures que j’ai possédées ou louées.
Comment la méthode PARA peut transformer votre travail quotidien
La méthode PARA offre des avantages pratiques qui peuvent rationaliser votre travail, réduire le désordre et clarifier vos tâches. Voici des scénarios concrets qui montrent comment la PARA peut rendre vos activités quotidiennes plus productives :
Organisation d’une campagne de contenu
Scénario : Vous lancez une nouvelle campagne de marketing de contenu, qui comprend des articles de blog, des mises à jour sur les médias sociaux et une séquence d’e-mails. À l’aide de PARA, vous classez cette campagne dans la catégorie Projets, car elle a un objectif final et un calendrier précis.
Toutes les ressources, y compris les ébauches, les fichiers de conception et les calendriers, sont rassemblées ici, ce qui vous aide à rester concentré sur l’achèvement de la campagne sans la mélanger avec des documents sans rapport avec elle.
Valeur : Vous passez moins de temps à fouiller dans différents dossiers ou applications pour localiser des fichiers, car tout ce qui concerne cette campagne se trouve au même endroit.
Gestion de la relation client
Scénario : La gestion d’un ensemble de comptes clients permanents relève des Zones parce qu’il s’agit d’une responsabilité permanente sans date de fin précise. Dans ce cas, PARA aide en gardant les documents tels que les notes de réunion, les rapports de performance et les directives du client accessibles dans un espace dédié aux “Clients”. Contrairement aux projets, l’espace “Clients” reste accessible tant que la relation avec le client est active.
Valeur : Grâce à cette clarté, vous savez exactement où trouver les informations sur les clients, ce qui minimise les frictions et augmente la productivité lors des réunions avec les clients.
Apprentissage et développement des compétences
Scénario : Vous travaillez à l’amélioration de vos compétences en matière de référencement, qui est catégorisée sous Ressources. Vous conservez dans cette section des didacticiels, des articles de recherche et des guides pratiques auxquels vous pouvez vous référer chaque fois que vous devez appliquer des techniques de référencement à un projet.
Valeur : Cela permet de s’assurer que le matériel d’apprentissage ne se perd pas dans les dossiers de travail quotidiens, faisant du développement professionnel une partie accessible de votre semaine de travail.
Archivage des campagnes passées
Scénario : Lorsque la campagne de contenu se termine, elle passe de Projets à Archives. Ainsi, tout le travail est préservé, mais n’encombre pas vos dossiers actifs.
Valeur : Vous conservez les informations et les données précieuses de la campagne pour les consulter ultérieurement sans les laisser envahir votre environnement de travail actuel.
En appliquant la PARA à ces scénarios spécifiques au marketing, les professionnels peuvent créer un espace de travail plus ciblé, éliminer les recherches qui font perdre du temps et apporter de la clarté aux tâches en cours et terminées.
En conclusion
La méthode PARA a véritablement transformé une partie importante de ma vie. Bien que je ne puisse pas quantifier le temps exact que j’ai gagné depuis la mise en œuvre de cette méthode, je peux dire en toute confiance que je sais maintenant précisément où trouver tous mes biens numériques. La prochaine étape pour moi est d’étendre ce système d’organisation à mes biens physiques.
